وقتى در مقام عرضة یک کنفرانس برمى آیید، چهار عامل اساسى وجود دارد که تأثیر نهایى شما را در شنوندگانتان رقم مى زند. این چهار عامل عبارت است از:

1. ساختار و محتواى سخن؛

2. شیوة ارائه آن؛

3. بهره گیرى از وسایل کمکى تصویرى؛

4. پاسخ گویى به پرسش هاى حضار.

دربارة هر یک از این چهار عامل به ترتیب بحث خواهد شد، پیش از آن مناسب است به پاره اى از مقدمات پرداخته شود.

قبل از آغاز مراحل آماده سازى کنفرانس بهتر است سئوالات زیر را با خود در میان گذارید:

* هدف از سخنرانى شما چیست؟ آیا هدف اطلاع رسانى به مخاطبان است یا متقاعدکردن یا سرگرم کردن آنان؟

* نکات کلیدى که مى خواهید مستمعان شما از این کنفرانس دریابند، چیست؟ براى دست یابى به این نکات چه مقدار وقت صرف کرده اید؟

* اطلاعات شنوندگان شما راجع به موضوع سخنرانى تان چقدر است؟

پاسخى که به این سئوالات مى دهید، نحوة عملکردتان را در هر یک از چهار حوزه اى که از این پس مطرح خواهد شد، معین مى کند.

1. ساختار

یک سخنرانى داراى بخش مقدماتى، بخش اصلى و بخش پایانى است. بخش آغازین یا مقدمة کنفرانس شما مى باید مشتمل بر توضیحى دربارة محتوا و ساختار سخنرانى تان باشد. این بخش باید شنونده را با محتوا و مضمون کنفرانس آشنا نماید. این امر به ویژه براى شنونده اى که اطلاع زیادى از حوزة مورد بحث شما ندارد بسیار مهم است. علاوه بر این، مقدمه مى باید بیانگر اهداف سخنرانى باشد (اطلاع رسانى، اقناع، سرگرم کردن؟).

پیکرة اصلى سخنرانى علمى مى باید به صورت منطقى پیش رود. لازم است نکات مورد نظر را به وضوح و روشنى تمام بیان نمایید و با استفاده از عبارت هایى نظیر «آنچه هم اکنون بیان کردم نشان مى دهد که ...» یا «از اینجا روشن مى شود که ...»، ارتباط منطقى بخش هاى مختلف سخنرانى تان را به مخاطبان خود نشان دهید. این امر به ویژه هنگامى که موضوع بحث را عوض کرده، به طرح نکات جدیدى مى پردازید، اهمیت مى یابد. لازم است به گونه اى پیش روید که شنوندة شما دریابد که سخن گفتن دربارة موضوع(الف) را به پایان رسانده و اکنون دربارة موضوع (ب) مشغول سخن گفتن هستید. استفاده از عباراتى نظیر «پس از طرح این نکته که ... به سراغ این بحث مى روم که ...» مى تواند شما را در اجراى این امر یارى رساند.

در بخش پایانى سخنرانى، مى باید خلاصه اى از نکات اصلى سخنرانى تان را بیان دارید. این نکته حایز اهمیت است که سخنرانى خود را به صورت«شسته رفته» به پایان رسانید و از اینکه کنفرانس شما در حالت سردرگمى و آشفتگى به پایان رسد، بپرهیزید. مى توانید این کار را با اظهار چند جمله نتیجه گیرى که با اهدافى که در آغاز بیان کردید مرتبط باشند، به انجام رسانید. براى مثال، مى توانید از این عبارت که: «امیدوارم که در این جلسه و در خلال بحث از ... توانسته باشم نشان دهم که ...» استفاده کنید.

2. ارائه

هر قدر ساختار سخنرانى شما مناسب باشد، نحوة بیان و ارائه مطالب براى شنوندگان نقش و اهمیت خاص خود را دارد. در اینجا نیز آمادگى حرف اول را مى زند.

مى باید قبل از ارائه کنفرانس خود تمرین لازم را کرده و آن قدر بر مطالب مسلط شده باشید که نیازى به قرائت سخنرانى از روى برگه هاى کاغذ نباشد. حداکثر مى باید از کارت ها یا اوراقى که بر روى آن سرفصل ها و عناوین اصلى یا عبارت هاى کلیدى سخنرانى تان نوشته شده استفاده نمایید.

در خلال سخنرانى به چهرة شنوندگان خود نگاه کنید و به زمین، سقف، دیوار مقابل یا پردة پروژکتور اورهد خیره نشوید! فقط به شنوندگانتان نگاه کنید! عبارات خود را شمرده ادا کنید و تا حدى سرعت و آهنگ کلامتان را تغییر دهید تا توجه حضار را به طور مستمر به خود جلب نمایید. از زبانى که با شنوندة شما تناسب دارد، بهره گیرید. این امر، به ویژه آن هنگام که مطالب تخصصى را براى افراد غیرمتخصص بیان مى کنید، اهمیت دارد.

قبل از آغاز سخنرانى، با توجه به محل ارائة کنفرانس و تعداد شنوندگان، تصمیم بگیرید که ایستاده یا نشسته سخن گویید. اگر در حالت ایستاده سخنرانى مى کنید، اندکى پیرامون محل استقرار خود حرکت کنید تا به دلیل یکنواخت نبودن، توجه شنوندگان در طول کنفرانس به شما باشد. باید درحین سخنرانى متناسب با محتواى سخن، حرکات دست و صورت خود را تنظیم نمایید، زیرا این عمل کمک مى کند تا شنوندگان مطالب شما را بهتر بفهمند. در هر حال، تلاش کنید تا در نظر مخاطبان خود، آسوده حال و طبیعى جلوه کنید، هر چند فى الواقع چنین احساسى نداشته باشید.

به یاد داشته باشید که تقریباً همة مردم در حالت سخنرانى احساس نگرانى و ناآرامى دارند.

تمرین قبل از سخنرانى مى تواند کمک زیادى به شما بکند و حالت عصبى شما را در حین کنفرانس کاهش دهد. افزایش تعداد سخنرانى هاى شما نیز بى تأثیر نخواهد بود. البته به نظر مى رسد که این امور، وقتى که براى اولین بار اقدام به سخنرانى مى کنید، کمک چندانى به شما نخواهد کرد.

به خاطر داشته باشید که عموماً شنوندگان در جناح شما قرار دارند بدین معنا که علاقه مندند شاهد موفقیتتان باشند و اشتباهاتى که احتمالاً در نظر شما بسیار بزرگ جلوه مى کند ممکن است اصلاً مورد توجه مخاطبانتان واقع نشود. اگر در حین سخنرانى ناگهان دچار اشتباهات زیادى شدید و عنان سخن را از کف دادید (امرى که نه تنها براى شما بلکه براى هر کس ممکن است اتفاق بیافتد)، سخنتان را قطع کنید؛ نگاهى به نوشته هایتان بیافکنید؛ حالت اولیه خود (در چهره و ...) را دوباره به دست آورید؛ نفس عمیقى بکشید و سپس با حالتى که گویا هیچ اتفاق خاصى رخ نداده است، بحثتان را ادامه دهید.

به یاد داشته باشید که هیچ کس انتظار ندارد سخنرانى شما بى عیب و نقص باشد.

از قبل با وسایل تصویرى اى که براى سخنرانى خود انتخاب کرده اید، تمرین کنید به گونه اى که در خلال سخنرانى کاملاً بر رفتار خود مسلط باشید. هر زمانى که در خلال سخنرانى تان کارى با پروژکتور اورهد یا اسلاید ندارید، آن را خاموش کنید و در مواقع لزوم، دوباره آن را روشن نمایید. وقتى مى خواهید توجه شنوندگان تان را به مطلب خاصى بر روى صفحه اورهد جلب کنید، به خود طلق اشاره کنید نه به صفحه نمایش.

اگر براى کنفرانس خود محدودیت زمانى دارید، آن را کاملاً مراعات کنید؛ نه بحث خود را از زمان مقرر طولانى تر کنید و نه آنکه آن را زودتر از موعد مقرر به اتمام رسانید.

3. وسایل کمکى تصویرى

استفاده از وسایل کمکى تصویرى به شما کمک مى کند تا مطالب را به گونه اى به مخاطبان خود منتقل نمایید که آن را با سهولت بیشترى درک کنند.

انواع متعددى از وسایل کمک آموزشى تصویرى وجود دارد؛ مانند دستگاه اورهد، تخته سیاه، تخته سفید (وایت بُرد)، نمودار، اسلاید و ... . توجه به این امر لازم است که هدف از به کارگیرى وسایل کمک آموزشى تقویت عناصر شفاهى کنفرانس و سخنرانى است و از این رو، تنها زمانى باید از آنها استفاده کرد که در خدمت اظهارات شفاهى سخنران باشد. این وسایل باید کاملاً بامحتواى سخنرانى هماهنگ و متناسب باشند و در مواقع لزوم نکات مهم را برجسته کرده، توضیح دهند. قبل از ارائه کنفرانس خود درباره اهدافتان از به کارگیرى یک وسیله کمک آموزشى خاص و نیز روش هاى دیگر ارائه همان اطلاعات بیاندیشید. چه بسا ممکن است اهداف خود را با استفاده از وسیله دیگرى بهتر تأمین کنید. بکوشید مطالب خود را، تا آنجا که امکان دارد، ساده و روشن بیان نمایید. ارائه اطلاعات بسیار زیاد با استفاده از یک وسیله تصویرى سبب مى شود که شنوندگان شما نتوانند همه مطالب روى صفحه را بخوانند. سعى کنید وسائل تصویرى مورد استفاده شما تا حد امکان سخنانتان را جذاب تر و دلپذیرتر نماید.

4. پرسش و پاسخ

در این بخش شنوندگان شما فرصت مى یابند که در برنامة کنفرانس مشارکت نمایند، فهم خود را از مطالب شما تعمیق بخشند و به صورت غیرمستقیم، برداشت خود شما را از موضوع بیازمایند. کنفرانس شما هنوز تمام نشده است. این مطلب مهم است که عمیقاً بدانید راجع به چه سخن مى گویید.

در آغاز سخنرانى خود اعلام کنید که چه زمانى آمادگى دریافت پرسش را دارید. برخى افراد علاقه مندند که سئوالات شنوندگان را در خلال سخنرانى خود و برخى دیگر تمایل دارند که پرسش ها را در پایان سخنانشان دریافت کنند. این امر کاملاً به نظر خود شما بستگى دارد چرا که این سخنرانى،سخنرانى شما است. اگر در خلال سخنرانى پرسشى مطرح شد که آمادگى پاسخگویى به آن را در آن وضعیت ندارید، این مطلب را براى شخص پرسش کننده بیان کرده، اشاره نمایید که در پایان سخنانتان به مسأله مورد نظر وى باز خواهید گشت.

وقتى یکى از حضار سئوالى را طرح مى کند، ابتدا مطمئن شوید که پرسش او را کاملاً فهمیده اید. اگر اطمینان ندارید، از وى بخواهید که سئوال خود را تکرار کند یا توضیح بیشترى دربارة آن بدهد و سپس به آن به صورت واضح و روشن پاسخ دهید. اگر توانِ پاسخ گفتن به سؤالى را ندارید، راه مطمئن تر آن است که صریحاً ناتوانى خود را اظهار دارید بدون آنکه بکوشید به هر طریق ممکن جوابى براى آن دست و پا کنید. این امر به ویژه زمانى اهمیت مى یابد که شنوندة شما درباره موضوع سخنرانى تان داراى اطلاعاتى است.

منبع :

آقای حسین سبطی از همکلاسی های ارشد در رشته ی مدیریت فرهنگی دانشکده ی علوم تحقیقات - وبلاگ آقای مصطفی فیض ثابت :

کتاب دانشجوی موفق، نویسنده: مت هکتور تیلور، ماری بونسال؛ مترجم: دکتر محمد سعیدی مهر؛ فصل ششم، صص 125-119.